Dans le cadre de sa mission d’offrir à ses usagers une collection de qualité, la BNRM travaille continuellement à l’enrichissement de ses fonds. En complément des documents acquis par le biais de dépôt légal et l’achat, la Bibliothèque reçoit des ouvrages provenant de dons qui présentent une importance selon les disciplines mentionnées dans son référentiel la « Charte documentaire »
Ce document résume les grandes lignes qui encadrent la politique de la Bibliothèque en matière de dons et qui sont décrites de façon détaillée dans le référentiel de la BNRM.
L’offre de don
- La Bibliothèque accepte les dons qui présentent un intérêt particulier, en l’occurrence les livres rares et manuscrits, et qui sont en harmonie avec ses orientations en matière du développement des collections ;
- La Bibliothèque n’accepte pas les thèses, les rapports, et les documents à caractère didactique ;
- La Bibliothèque a le droit de ne conserver, d’un don accepté, que ce qu'elle a spécifiquement sélectionné, et de disposer du reste selon les politiques établies ;
- Les conditions imposées par le donateur pour l’offre d’un don sont évaluées en fonction de leur compatibilité avec les politiques de la Bibliothèque.
L’examen du contenu du don
- Les personnes, désirant faire des dons, doivent prendre contact avec le responsable de l’entité développement des collections» chargé de la gestion des dons à la Bibliothèque Nationale du Royaume du Maroc ;
- Toute proposition de don est analysée par l’entité responsable de la gestion des dons qui peut l’accepter entotalité ou partiellement voire la refuser après évaluation préliminaire de son contenu et de son état physique ;
- L’examen préliminaire se fait habituellement à partir de listes fournies par le donateur. Dans certains cas, une visite sur place peut être envisagée. Dans le cas du multimédia ou de supports électroniques, un visionnement est nécessaire ;
- Les listes fournies par le donateur doivent comporter les données suivantes (auteur, titre, éditeur, année) et être en format électronique (Word ou Excel) et la BNRM se réserve le droit de n’accepter que ce qu’elle a sélectionné des documents offerts.
- Aucune dérogation aux règlements de la Bibliothèque n'est accordée en échange d'un don.
La disposition des documents non retenus
La Bibliothèque dispose des documents qu'elle ne retient pas pour ses collections soit en les offrant à l’un de ses partenaires en matière de don & échange soit en les élaguant selon les dispositions en vigueur.
Critères de sélection des dons à la BNRM
L’intérêt du don proposé est évalué par le Service des acquisitions, entité chargée des dons & échanges à la BNRM.
Son acceptation est soumise à des critères de sélection précis :
Etat matériel : seuls les documents en excellent état sont acceptés afin d’éviter tout risque d’infestation. Les documents tachés, poussiéreux et humides sont systématiquement refusés ainsi que les documents contenant des annotations ou du sur-lignage, …). La bibliothèque peut toutefois accepter des dons d’ouvrages un peu détériorés par le temps ou l’usage, lorsqu’il s’agit de documents rares présentant un intérêt particulier pour son fonds ,en l’occurrence les manuscrits.
Contenu : les documents doivent présentés un intérêt pour les domaines visés par les politiques de développement des collections de la BNRM.
Age : Les documents proposés en don, lorsqu’il s’agit de monographies imprimées, doivent être récents. Les documents de plus de 10 ans sont acceptés seulement s’il s’agit de documents de référence ou à valeur historique ou patrimoniale.
Complémentarité : les documents doivent compléter les collections déjà constituées. Les documents dont des exemplaires sont déjà présents dans les collections de la bibliothèque ne sont acceptés qu’à titre exceptionnel, si un exemplaire supplémentaire est justifié.
Quant aux périodiques : la bibliothèque n’accepte pas les numéros isolés ni les collections très partielles de revues, exceptées celles présentant un intérêt particulier pour le fonds. Les numéros comblant des lacunes dans ses collections sont acceptés.
S’agissant de la diffusion des dons, les documents donnés doivent pouvoir être rendus accessibles au public, conformément aux règles en vigueur à la BNRM.